Электронный архив документов нужен практически в любой организации, которая регулярно решает задачи поиска и копирования документов по запросам внешних инстанций, например, в рамках камеральных проверок или предоставления налоговой отчетности. Решения ABBYY для оцифровки архивов выведут электронный архив предприятия на качественно иной уровень.
Преимущества оцифровки бумажного архива:
- Возможность централизованного и структурированного хранения документов организации;
- Возможность быстрой подборки нужных документов для подготовки ответов на запросы налоговых органов, инспекций по труду и др.;
- Возможность сохранности документов, уменьшение риска утери или порчи документов;
- Возможность сделать все документы из удаленных филиалов частью единой информационной системы организации в территориально распределенных организациях благодаря электронному архиву;
- Возможность автоматического определения типа отсканированного документа и извлечение из него информации, необходимой для заполнения карточки документа в архиве;
- Возможность введения в архив как структурированных документов (счета-фактуры, акты, накладные), так и слабо или неструктурированных документов (договоры, письма, тексты приказов и др.);
- Возможность поточного сканирования для увеличения скорости ввода данных и документов в электронный архив за счет автоматизации процессов сканирования, распознавания, предварительной обработки скан-образов и формирования из них пакетов документов;
- Возможность сокращения затрат времени сотрудников, ответственных за размещение документов в архиве, за счет автоматического заполнения карточки документа;
- Возможность уменьшения количества ошибок, связанных с человеческим фактором, при оцифровке архивов;
- Возможность повышения эффективности поиска по документам и их атрибутам;
- Возможность увеличения скорости ввода в архив документов из удаленных подразделений компании: сотрудники на местах только сканируют поступающие к ним документы, далее они автоматически обрабатываются и становятся частью электронного архива.
